中小企業必見！人事労務の適正人数の基準とは？元情シスが教えるSaaS活用法

こんにちは、SkillStack Lab 運営者の「スタック」です。

毎月の給与計算や勤怠管理、入退社手続きなどの定型業務に追われて、「うちの部署は人数が足りないのでは？」と悩んでいませんか。

ネットで検索して、中小企業における人事や労務の適正人数の目安を調べたり、全社員に対する比率や計算方法を探している方も多いかなと思います。

私も現役の管理部門長として、そして元情シスとして、バックオフィスのリソース不足には何度も直面してきました。しかし、業務が回らないからといって単純に人を増やすのは、実はとても危険な判断かもしれません。

この記事では、一般的な人数の基準に潜む罠から、担当者の退職で組織が崩壊するリスク、そして専用システムを活用して根本的に業務をなくすアプローチまで、私の経験をもとに詳しく解説していきます。

人事と労務における適正人数の罠

世間一般で言われているバックオフィスの人数基準には、実は大きな落とし穴があります。

ここでは、昔から信じられている比率のウソと、現場で本当に起きているリソース不足の原因について深掘りしていきますね。

社員100名に1人の割合は本当か

人事や労務の適正人数の目安として、「社員100名に対して担当者1名」という比率を聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。

あるいはバックオフィス全体（経理や総務なども含む）で見たときに、全社員の10%程度が理想的だといった計算方法ですね。

でもこれ、実は少し昔の「アナログな手作業やエクセル管理を前提とした古い基準」なんです。

今の時代、1%ルールの鵜呑みは危険です

なぜ昔の基準が通用しないのか

現代のビジネス環境は、昔と比べてはるかに複雑化しています。

深刻な採用難による採用活動の長期化、テレワークやフレックスタイム制といった働き方の多様化、そして毎年のように行われる社会保険制度の変更など、人事労務に求められるタスクは年々高度に、そして膨大になっています。

そのため、この古い割合だけを信じて「うちは社員50名だから兼任で0.5人（1人の半分の稼働）いれば十分だろう」と経営側が油断していると、実務担当者の業務量が限界を突破し、あっという間にパンクしてしまう可能性が高いかなと思います。

中小企業の成長フェーズと役割の変化

会社の規模が大きくなるにつれて、人事労務に求められる役割はガラッと変わります。

「人数が増えたから単純に労務担当者を増やせばいい」というわけではありません。業務の専門分化による「質の転換」が求められるようになります。

従業員数	役割の変化と発生する課題
〜30名	経営陣・総務の兼任。多機能性と柔軟性が求められる時期で、全員がプレイングマネージャーとして動くことが多いです。
30〜50名	専任の人事労務担当者が必要になるタイミング。就業規則の整備や、評価制度のベース作りが課題になり始めます。
50〜100名	【要注意フェーズ】法令による労務管理の義務（産業医の選任やストレスチェックなど）が一気に増大。採用と労務の明確な分業化が必要になります。
100名以上	完全に役割分担されたチーム構築と、教育や組織開発へのシフト。定型業務は仕組み化し、戦略的な人事への転換が急務です。

「50名の壁」を甘く見てはいけない

特に注意していただきたいのが、従業員数が50名を超えるタイミングです。

労働安全衛生法により、従業員が50名以上になった事業場では「産業医の選任」や「衛生委員会の設置」、そして「ストレスチェックの実施」などが新たに義務付けられます。（出典：厚生労働省『ストレスチェック導入マニュアル』）

こうした法令対応の手続きや社員への案内だけでも相当な工数がかかります。

このフェーズに差し掛かっているのに体制が昔のままだと、労務担当者は間違いなく疲弊してしまいます。

人数が足りない原因はエクセルと手作業

「毎日遅くまで残業しているのに仕事が終わらない…」と現場から悲鳴が上がっている場合、その本当の原因は人手不足ではありません。

エクセルと手作業に頼り切った古い業務フローに根本的な原因があるかもしれません。

目視と手入力が奪う「見えない時間」

たとえば、以下のような作業を毎月やっていませんか？

• タイムカードや勤怠システムの打刻漏れを目視で一つずつチェックする
• 残業時間をエクセルに手入力して電卓で計算する
• 入社手続きのたびに紙の書類を印刷して郵送し、回収状況をまたエクセルで管理する

こうしたアナログな作業は、ミスの温床になるだけでなく、担当者の「確認する」「修正する」という見えない時間をどんどん奪っていきます。

穴の空いたバケツで水をすくっているような状態なので、これでは何人採用しても「人数が足りない」と感じるのは当然ですね。

勤怠と給与計算の分断が招く悲劇

「うちはすでにシステムを入れているから大丈夫」と思っている会社でも、意外と陥りがちな罠があります。

それが、システムの分断です。

「勤怠管理はAというクラウドシステム、給与計算はBというインストール型ソフト、従業員の評価や家族情報はエクセル」というようにデータがバラバラに管理されているケースです。これ、本当に多いんですよ。

データの分断はヒューマンエラーの最大の原因

システムが連携していないと、結局は「AからCSVファイルを書き出して、エクセルで列を整理して、Bに手動でインポートする」というアナログな架け橋が必要になります。

毎月この転記・加工作業を手動でやっていると、いつか必ず列のズレやコピーミスといったヒューマンエラーが起きます。給与計算のミスは従業員の会社に対する信頼を一瞬で失いますし、税務上のトラブルにも発展しかねません。

担当者の精神的なプレッシャーは計り知れません。

自作マクロで乗り切る令和のVBA化の恐怖

業務が回らないからといって、エクセルのマクロ（VBA）や自作の便利ツールを組んで無理やり乗り切ろうとするのは絶対にやめてください。元情シスとしての私から、これは最も強く警告しておきたいポイントです。

「ITに詳しい労務担当者が、エクセルマクロで給与の自動集計ツールを作ってくれた！これで助かる！」と経営陣は喜ぶかもしれません。

しかし、これは真のDXではなく、単なる「ブラックボックス化（令和のVBA化）」です。

担当者の退職＝給与計算の停止というリスク

作った本人しか中身のコードやエラーの修正方法がわからないツールに依存してしまうと、その担当者が急に退職したり休職したりした瞬間、残されたメンバーは誰もシステムを動かせなくなります。

「エラーで止まりました」という警告が出ても、どこを直せばいいのかわからず、最悪の場合は給与の支払いが遅延するという会社にとって致命的な事態になりかねません。

属人化の極みとも言えるこの状態は、大きな時限爆弾を抱えているのと同じです。バックオフィス業務が特定担当者に属人化するリスクとその解消ステップについても、後ほど見直しておくことを強くおすすめします。

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人事と労務の適正人数はSaaSで決まる

ここからは、解決策の核心に入っていきます。

「人が足りないなら採用しよう」と考える前に、最新のクラウドシステム（SaaS）を導入して業務の土台を作り直すことの重要性について解説しますね。

元情シスが断言！採用前にやるべきこと

「人手が足りない＝新しい人を採用する」という思考は、一旦ストップしてください。元情シスの視点から断言しますが、まずやるべきことは「保守をプロに丸投げできる専用SaaSを導入して、定型業務そのものをなくすこと」です。

人を増やすことは、コミュニケーションコストの増大を意味する

業務フローが整っていない状態で人を追加しても、教えるための教育コストがかかるだけでなく、業務の引き継ぎや確認作業といった「コミュニケーションコスト」が新たに発生します。

結果的に、既存メンバーの負担がさらに増えるという悪循環に陥るケースを何度も見てきました。

ペーパーレス化やデータのクラウド一元化（API連携など）を進めることで、これまで数人がかりでやっていた手続きや計算をシステムが自動で、しかもミスなく処理してくれるようになります。

人を増やすのではなく、仕組みを入れることで解決するのが、これからの時代の正解です。

採用コストとSaaS導入費用の計算と差

実際に、人を一人雇うのとSaaSを導入するのでは、どのくらいコストに差が出るのでしょうか。数字で比較してみると、その差は一目瞭然です。

人を一人採用する場合、目に見える給与（基本給）だけでなく、社会保険料の会社負担分（給与の約15%）、通勤交通費、採用媒体に支払う採用活動費、PCなどの備品代、さらには退職金の積み立てといった「見えないコスト」が重くのしかかります。

比較項目	人を1人採用する場合（年収400万円の例）	クラウドSaaSを導入する場合
年間コスト目安	約500万円〜550万円（社保や間接費込み）	数十万円〜（規模やプランによる）
退職・休職リスク	大いにある（引き継ぎによる業務停滞リスク）	全くなし（システムは24時間365日稼働）
業務の正確性	ヒューマンエラーが発生する可能性がある	設定さえ間違えなければ100%正確
法改正への対応	都度、担当者が調べて手動で対応する必要あり	ベンダー側が自動でアップデート対応

※記載している数値や費用対効果はあくまで一般的な目安です。実際の導入費用や正確な情報については、必ず各SaaSの公式サイトをご確認ください。

人事労務SaaS導入にかかる費用対効果（ROI）の詳しい計算方法を参考に、自社の状況に当てはめてシミュレーションしてみてくださいね。また、税務や労務コストに関する最終的な判断は専門家にご相談ください。

年間数百万円の固定費を抱えるよりも、圧倒的にSaaSの方が安く、しかも退職リスクが一切ありません。経営的な視点で見ても、どちらに投資すべきかは明白かなと思います。

法改正対応はプロのシステムに丸投げ

人事労務の仕事で一番厄介なのが、毎年のように変わる法律や社会保険の制度改正への対応です。

最近でも「年収の壁」に対する助成金制度や、パートタイム労働者への社会保険の適用拡大、さらには2024年問題と呼ばれる労働基準法の時間外労働の上限規制など、制度がどんどん複雑になっていますよね。

これを自力で調べて、エクセルの計算式や自社ルールの運用マニュアルをいちいち直すのは、もはや至難の業です。

法改正への独自対応はリスクが大きすぎます

少しでも計算式を間違えれば、未払い残業代の発生や社会保険料の徴収漏れなど、重大なコンプライアンス違反に直結します。

正確な法律の適用や社会保険の手続きについては、自己流で判断せず、最終的な判断は社会保険労務士などの専門家にご相談くださいね。

SaaSを導入していれば、こうした法改正や料率の変更にもベンダー側が自動でアップデート対応してくれます。

イレギュラーな制度変更にもシステムが勝手に対応してくれるので、担当者は「アップデート情報」を確認するだけで済みます。プロのシステムに丸投げして、安心して本来の業務に集中できるようになるんです。

バックオフィス業務の土台を作り直す

システムを導入して定型業務をなくすことは、単なるコスト削減や「担当者の手抜き」のための手段ではありません。

これからのバックオフィスは、給与計算を正確にこなすだけの「オペレーション（守り）部門」から、会社の成長を直接支える「戦略（攻め）部門」へと変わっていく必要があります。

浮いた時間で「人にしかできないコア業務」を

SaaSの活用によって、これまで月末月初に集中していた残業時間が劇的に減ります。

その浮いた時間を使い、以下のような本来やるべきコア業務にシフトしていくことが重要です。

• 従業員のモチベーションやエンゲージメント向上のための面談
• 自社の魅力が伝わる、より効果的で戦略的な採用活動
• 離職を防ぐためのオンボーディング（新入社員の定着支援）プログラムの構築
• 経営陣の意思決定をサポートする人事データの分析

このように、バックオフィスの土台をデジタルで強固に作り直すことで、初めて「人にしかできない価値ある仕事」にリソースを投資できるようになります。

毎月の給与計算や終わりの見えない残業のプレッシャーから、そろそろご自身を解放してあげませんか？

絶対にミスが許されない定型業務や、面倒な法改正の対応はすべてプロのシステムに任せて、あなたにしかできない価値ある仕事と、心休まる自分の時間をしっかり確保しましょう。

＼ 終わらない残業とプレッシャーから抜け出す ／

👉 【元社内SEが警告】バックオフィス向け脱エクセルツールの決定版！無料で試せる神アプリ5選

人事と労務の適正人数を最適化する結論

いかがでしたでしょうか。

人事や労務の適正人数は、アナログな手法を前提とした過去の目安（100名に1人など）に縛られるべきではありません。

「残業が終わらない」「人が足りない」と感じたとき、エクセルや手作業、自作マクロで無理に頑張るのではなく、専用のSaaSを導入して業務のあり方そのものを変革してください。

それによって、結果的に「少ない人数でも高度でミスのない労務管理ができる体制」が完成します。その最適化された体制での人数こそが、あなたの会社にとっての真の「適正人数」です。

「うちもそろそろリソースの限界かも…」と感じたら、まずは焦って新しい人を採用するのではなく、自社の課題に合ったシステムの導入を検討してみてください。

業務そのものをなくし、保守をプロに任せられるSaaSの選び方やおすすめのツールについては、【元社内SEが警告】バックオフィス向け脱エクセルツールの決定版！無料で試せる神アプリ5選で徹底的に解説しています。

本気でバックオフィスのDXを進め、強い組織を作りたい方は、ぜひそちらもチェックして、業務改善の第一歩を踏み出してくださいね。