SkillStack Lab運営者のスタックです。
Excelでの管理を続けていると、「ファイルが重い」「最新版が分からない」「作成者しか数式やマクロを直せない」といった問題が少しずつ増えていきます。
結論から言うと、すべてのExcelを捨てる必要はありません。
個人で行う一時的な集計や分析には、今でもExcelが便利です。
一方、複数人が同じデータを更新する勤怠・会計・問い合わせ管理などは、権限、履歴、承認、法改正への対応を備えたクラウドツールへ移行した方が管理しやすくなる場合があります。
この記事では、元情シス・現役管理部門長の視点から、Excelを残す業務と脱Excelを進める業務の境界、ツールの選び方、費用対効果の考え方を解説します。
後半では、バックオフィスで使いやすい次の3つを業務別に比較します。
- 経理・会計：マネーフォワード クラウド会計
- 勤怠管理：Relix勤怠
- 問い合わせ・各種申請：formrun
広告について
この記事にはアフィリエイトリンクが含まれます。ただし、Excelのまま運用した方がよいケースも含め、導入しない選択肢も公平に解説します。
＼ 業務別の比較結果を先に確認する ／
- Excelを残すべき業務とクラウドへ移行すべき業務
- 自作ExcelとSaaSのコストを比較する方法
- 脱Excelツールを選ぶときの比較項目
- 会計・勤怠・問い合わせ管理に合うツール
- 無料トライアルで確認すべきポイント
- 現場を混乱させない移行手順
脱Excelとはすべての表計算をやめることではない
「脱Excel」と聞くと、社内にある表計算ファイルをすべて廃止しなければならないように感じるかもしれません。
しかし、Excelには自由度が高く、集計や分析をすぐ始められるという強みがあります。
問題なのはExcelそのものではなく、本来は複数人向けの業務システムが必要な仕事まで、1つのファイルへ詰め込んでいる状態です。
| Excelを残しやすい業務 | SaaS移行を検討したい業務 |
|---|---|
| 担当者個人が行う一時的な集計 | 複数人が同時に入力・更新する |
| 検証用のシミュレーション | 担当者別の権限管理が必要 |
| 元データを加工した分析資料 | 変更履歴や監査証跡が必要 |
| 短期間しか使わない簡易台帳 | 承認・差し戻し・ステータス管理が必要 |
| 停止しても事業への影響が小さい | 停止すると給与・請求・顧客対応へ影響する |
| 1人で完結し引き継ぎも容易 | 法改正や制度変更への継続対応が必要 |
Excelを残すか迷う場合は、ファイルの重さよりも、利用人数、権限、履歴、業務停止時の影響で判断することが重要です。
Excel内で自動化を続ける方法も含めて比較したい方は、Excel自動化の方法と具体例も確認してください。
Excel管理を見直したい7つのサイン
次の項目が複数当てはまる場合は、関数やマクロを追加する前に、業務の仕組みそのものを見直しましょう。
- 最新版のファイルがどれか分からない
- ファイルを開くと「読み取り専用」になることが多い
- 作成者が不在になると数式やマクロを修正できない
- 誰がいつデータを変更したか追跡できない
- コピーや転記のミスを毎月確認している
- 個人情報を含むファイルがメールで送受信されている
- 制度や社内ルールが変わるたびに数式を修正している
作成者しか分からない仕組みは技術的負債になる
複雑な関数やVBAを使った管理表は、作成直後には高い効果を発揮します。
ところが、作成者の異動や退職、Officeの更新、入力項目の追加などをきっかけに、誰も直せない仕組みへ変わることがあります。
作成者が優秀であるほど、その人に業務と保守が集中しやすい点にも注意が必要です。
重要業務では、便利なファイルを作るだけでなく、担当者が変わっても運用を続けられる仕組みを設計しましょう。
自作ExcelとSaaSは総保有コストで比較する
Excelはすでに会社で契約していることが多いため、「追加費用がかからない」と考えられがちです。
ただし、費用を比較するときは月額料金だけでなく、作成、確認、修正、引き継ぎ、障害対応に使う時間も含めます。
| 比較するコスト | 自作Excel | クラウド型SaaS |
|---|---|---|
| 初期設定 | 関数・マクロ・帳票を自社で作る | 初期設定やデータ移行が必要 |
| 月額料金 | 追加費用が少ない場合がある | 利用人数や機能に応じて発生する |
| 法改正・仕様変更 | 自社で確認・修正する | 提供会社が機能を更新する場合がある |
| 保守 | 社内担当者へ依存しやすい | サービス側のサポートを利用できる |
| 権限・履歴 | 個別に設計する必要がある | プランに応じて標準機能を利用できる |
| 障害時の対応 | 自社で原因を特定する | 提供会社の案内・復旧を待つ場合がある |
SaaSは必ず安くなるわけではありません。
利用人数が少なく、業務も単純なら、Excelのまま運用した方が合理的なこともあります。
反対に、毎月何時間も転記や確認に使っている場合は、月額料金を払っても総コストが下がる可能性があります。
Excel作業の人件費を試算する
次のシミュレーターでは、現在の手作業にかかっている人件費と、想定削減率を入力した場合の削減可能額を試算できます。
Excel手作業コストの試算
現在の作業時間と、ツール導入後に削減できる割合を入力してください。
試算結果
※概算です。ツール利用料、初期設定、データ移行、教育、保守にかかる費用は含みません。実際の削減効果を保証するものではありません。
脱Excelツールを選ぶ7つの比較ポイント
機能数や料金だけで選ぶと、導入後に「現場が使えない」「必要なデータを移せない」と気付くことがあります。
無料トライアルを始める前に、次の項目を比較してください。
- 解決したい業務が明確か
会計、勤怠、問い合わせなど、最初に1つへ絞ります。 - 現在のデータを移行できるか
CSVの形式、項目数、過去データの保持範囲を確認します。 - 利用者ごとの権限を設定できるか
閲覧、編集、承認、管理者権限を分けられるか確認します。 - 変更履歴や操作ログを残せるか
誰がいつ何を変更したか追跡できることが重要です。 - 既存サービスと連携できるか
銀行、給与、メール、Googleスプレッドシートなどとの接続を確認します。 - 現場が迷わず操作できるか
管理者だけでなく、実際に入力する従業員にも試してもらいます。 - 解約時にデータを取り出せるか
CSV出力、保存期間、解約後のデータ保持条件を確認します。
無料で使えるかだけで判断しない
無料プランでは、利用人数、保存容量、データ出力、権限、メール送信などが制限されることがあります。本番運用に必要な機能がどのプランに含まれるかまで確認してください。
上司へ提案する前に小さな検証を行う
導入提案で重要なのは、サービスの便利さを並べることではありません。
現在の問題と、導入後に改善できる範囲を数字で示します。
稟議に入れたい比較項目
- 現在の月間作業時間
- 修正・確認・問い合わせの発生件数
- ツール導入後の想定作業時間
- 初期費用と年間利用料
- データ移行と社内教育に必要な時間
- 権限・ログ・セキュリティの改善点
- 導入しなかった場合に残るリスク
提供会社の導入事例は参考になりますが、その企業と自社では人数や運用が異なります。
事例の削減率をそのまま自社の効果として扱わず、実際のデータを使った検証結果を優先しましょう。
バックオフィス向け脱Excelツール3選
今回紹介するのは、Excel管理から移行する目的が異なる3つのサービスです。
どれか1つがすべての業務に最適なのではなく、解決したい仕事に合わせて選びます。
| 対象業務 | 候補ツール | 向いている企業 | 試用・無料利用の目安 |
|---|---|---|---|
| 経理・会計 | マネーフォワード クラウド会計 | 銀行・カード明細の入力や仕訳作業を減らしたい | 1か月無料トライアル |
| 勤怠管理 | Relix勤怠 | 打刻、出勤簿、交通費などをまとめたい | 最大2か月無料 |
| 問い合わせ・申請 | formrun | メール転記、対応状況、受付フォームを一元化したい | FREEプラン・有料機能14日間試用 |
無料期間や対象機能、契約条件は変更される可能性があります。登録前に遷移先の公式画面で最新情報を確認してください。
経理・会計ならマネーフォワード クラウド会計
会計ソフトへ転記するために、銀行明細やクレジットカードの利用履歴をExcelへまとめている場合は、マネーフォワード クラウド会計が候補になります。
金融サービスから明細を取得し、そのデータをもとに仕訳候補を作成できるため、手入力する範囲を減らせます。
1か月の無料トライアルでは、法人の場合、ビジネスプラン相当の機能を試せます。公式案内ではクレジットカード登録は不要で、終了後に自動で有料プランへ移行しません。
| 向いているケース | 銀行・カード明細の転記、仕訳、請求書、経費などを連携したい |
|---|---|
| 確認したい点 | 税理士との連携方法、利用人数、部門管理、必要な周辺サービス |
| 注意点 | 候補仕訳の内容は担当者が確認する必要がある |
会計処理の正確性や税務上の判断まで自動的に保証されるわけではありません。設定や仕訳について不明点がある場合は、顧問税理士などへ確認してください。
クラウド会計を含む経理ソフトの選び方は、経理自動化ソフトの比較記事でも詳しく解説しています。
＼ 自社の取引データで操作を確認する ／
勤怠管理ならRelix勤怠
紙のタイムカードやExcelの勤務表を集計し、別の給与計算用ファイルへ転記している場合は、Relix勤怠が候補になります。
公式サイトでは、日々の打刻結果をもとに出勤簿と交通費精算書を作成し、集計データをCSVで出力できると案内されています。
無料期間は登録月と翌月の最大2か月で、クレジットカード登録なしで試せます。
| 向いているケース | 打刻、出勤簿、交通費、シフトなどをまとめて管理したい |
|---|---|
| 確認したい点 | 自社の勤務区分、締め日、休暇、給与ソフトとの連携方法 |
| 注意点 | 初期設定が自社の就業規則と一致しているか確認が必要 |
勤怠システムを導入しても、勤務区分や残業、休暇の設定が誤っていれば、正しい集計結果になりません。
本番利用前に人事労務担当者や社会保険労務士へ設定内容を確認し、旧集計との並行テストを行いましょう。
Excel勤怠から移行するタイミングは、勤怠管理をExcelで続ける限界と移行手順で詳しく解説しています。
＼ 自社の勤務ルールで使えるか確かめる ／
問い合わせ・社内申請ならformrun
受信メールの内容をExcelへ転記し、「未対応」「対応中」「完了」などを手入力している場合は、formrunが候補になります。
formrunでは、テンプレートを使ったフォーム作成に加え、届いた問い合わせをカンバン形式で管理できます。
問い合わせ窓口だけでなく、備品申請、採用応募、アンケート、イベント受付など、Excelへ転記している各種受付業務にも活用できます。
期間制限のないFREEプランがあり、有料プランの機能も14日間試せます。ただし、FREEプランでは回答数、メール送信数、保存容量、データ出力、利用人数などに制限があるため、本番運用に必要な機能を確認してください。
| 向いているケース | フォーム受付、問い合わせ対応、社内申請を一元管理したい |
|---|---|
| 確認したい点 | 担当者数、回答数、メール送信数、データ出力、保存容量、外部連携 |
| 注意点 | FREEプランと有料プランでは利用できる機能が異なる |
単にフォームを作るだけでなく、受付後の担当割り当てや対応状況までテストすることが重要です。
問い合わせ管理をExcelで続ける問題は、問い合わせ管理のExcelが限界になる原因と移行方法でも解説しています。
formrun以外の共有メール型やヘルプデスク型も含めて検討する場合は、問い合わせ管理システムおすすめ比較9選で、自社の受付方法に合うタイプを確認してください。
各プランの料金、FREEプランの具体的な制限、利用者の評判、導入前に確認したいデメリットは、formrunの料金と評判を解説した記事で詳しく確認できます。
＼ 契約前に料金・制限・評判を確認 ／
脱Excelを失敗させない移行5ステップ
クラウドツールは、登録しただけでは業務改善につながりません。
現在の業務を整理し、少人数で試してから段階的に切り替えます。
- 現状の作業を記録する
入力元、担当者、処理時間、出力先、確認者を整理します。 - 不要な項目と重複作業を削る
使われていない列や帳票を、そのまま新システムへ移さないようにします。 - 実際のデータで無料検証する
ダミーデータだけでなく、匿名化した実務データでも確認します。 - Excelと新ツールを並行稼働する
1回から2回の締め処理で結果を比較し、設定ミスを確認します。 - 切り替え日と旧ファイルの扱いを決める
移行後に旧Excelへ入力されないよう、閲覧専用化と保存場所を決めます。
過去のExcelをすぐ削除しない
法定保存、監査、問い合わせ対応などで過去データが必要になる場合があります。保存期間、アクセス権限、バックアップ方法を確認してから整理してください。
無料トライアル中に確認するチェックリスト
- 実際の担当者が迷わず入力できるか
- スマートフォンとパソコンの両方で使えるか
- 必要なCSVデータを取り込めるか
- 解約時にデータを出力できるか
- 担当者ごとに権限を分けられるか
- 操作履歴を確認できるか
- 既存ソフトやメールと連携できるか
- サポートへ質問した際の回答内容は十分か
- 無料期間終了後の料金と契約単位を確認したか
- 現場から出た不満や要望を記録したか
脱Excelツールに関するよくある質問
Excelは時代遅れなのでしょうか？
Excel自体が時代遅れというわけではありません。個人の集計、分析、試算には適しています。複数人で重要データを管理し、権限や履歴が必要になったときにSaaSを検討します。
何人になったらExcel管理をやめるべきですか？
一律の人数では判断できません。2人でも同時更新や厳密な権限管理が必要なら移行候補です。一方、人数が多くても閲覧中心で更新者が限定されていれば運用できる場合があります。
無料プランだけで本番運用できますか？
小規模な用途では利用できる場合があります。ただし、利用人数、保存容量、履歴、権限、データ出力などが制限されることがあるため、必要な機能を先に整理してください。
SaaSを導入すればミスはなくなりますか？
なくなるとは限りません。転記作業は減らせても、初期設定、マスタ登録、権限設定、操作方法が誤っていれば別のミスが発生します。
法改正への対応をすべて任せられますか？
提供会社が機能を更新する場合はありますが、自社の運用が法令や就業規則に適合しているかは別途確認が必要です。税務は税理士、労務は社会保険労務士などへ相談してください。
複数のツールを一度に導入してもよいですか？
現場の負担が大きくなるため、最初はおすすめしません。最も作業時間が長い業務、またはミスの影響が大きい業務を1つ選び、小さく検証しましょう。
まとめ｜最も負担が大きい業務から脱Excelを始める
脱Excelは、社内の表計算ファイルをすべて削除する取り組みではありません。
Excelが得意な仕事は残し、複数人での更新、権限、履歴、承認、法改正対応が必要な仕事を専用ツールへ移す取り組みです。
- 経理・会計ならマネーフォワード クラウド会計
- 勤怠管理ならRelix勤怠
- 問い合わせ・各種申請ならformrun
いきなり全社へ導入せず、最も手作業の多い業務を1つ選び、無料プランやトライアルで実際の運用を確認しましょう。
問い合わせや社内申請のExcel転記から小さく始める場合、formrunは候補の一つです。ただし、無料プランのまま本番運用できるかは、回答数、利用人数、メール送信数、保存容量、データ出力の必要性によって異なります。
契約や登録へ進む前に、料金、無料プランの制限、利用者の評判、向いていないケースまで確認しておきましょう。
＼ formrunが自社に合うか詳しく確認 ／
