NotebookLMの使い方を解説！社内規定のAI化で問い合わせ対応をゼロにする方法

SkillStack Lab 運営者の「スタック」です。

社内規定を最新のAIで管理しようと、NotebookLMの使い方を調べてみたものの、実際の運用イメージが湧かないと悩んでいませんか。

日々の業務で発生する経費精算のルールの確認や就業規則の解釈など、社員からの名もなき問い合わせ対応に時間を奪われている管理部門の方にとって、社内規定に関する検索効率化は急務ですよね。

また、企業の機密情報をAIに読み込ませる際のセキュリティや情報漏洩のリスクについても、しっかりとした安全対策に関する知識が求められます。

この記事では、元情シスである私の視点から、NotebookLMを社内規定の共有に活用するための安全な使い方や、学習データにされないセキュアな運用体制を構築する手順について詳しく解説していきます。

NotebookLMの使い方と社内規定の課題

管理部門のDXを進めるうえで、社内規定の管理と共有は避けて通れない最大の壁です。

ここでは、多くのバックオフィスが抱えるリアルな悩みと、安易なAI利用が招く致命的なセキュリティリスクについて掘り下げていきます。

管理部門の業務改善を阻む情報共有の壁

社内のポータルサイトやファイルサーバーに各種規定やマニュアルを格納していても、結局のところ社員はそれを見てくれません。

なぜなら、検索システムが使いにくく、目的の文書に辿り着くまでに時間がかかりすぎるからです。

例えば、ファイルサーバーの構成が「総務部 ＞ 2023年改定 ＞ 【最新】就業規則_v3_final.pdf」のように深くネストされていたり、似たような名前の古いファイルが散乱していたりしないでしょうか。

就業規則や経理規程は法改正のたびに改定されるため、部署ごとに情報がサイロ化し、どこに最新版があるのかわからない状態に陥りがちです。

この「情報にアクセスしづらい環境」こそが、社員の自己解決能力を下げ、管理部門の業務改善を根本から阻害している大きな要因となっています。

経費や就業規則の名もなき問い合わせと疲弊

私たち管理部門の人間を最も消耗させるのは、「出張旅費の規定どうなってましたっけ？」「この経費落ちますか？」「有給の繰り越しって何日でしたっけ？」といった、社内からの名もなき問い合わせ対応です。

チャットツールや内線電話でひっきりなしに飛んでくるこれらの質問に答えるためだけに、毎日何時間もの貴重な業務時間が奪われています。

質問する側は「ちょっと聞くだけ」のつもりでも、答える側は作業の手を止めて確認しなければならず、このコンテキストスイッチ（頭の切り替え）によるチリツモが、想像以上の精神的な疲弊をもたらしているのです。

これから先、日本の労働人口はさらに減少の一途をたどります。（出典：総務省『令和4年版 情報通信白書 生産年齢人口の減少』）人が減っていく中で、これまでのように「バックオフィスのマンパワー」だけで社内の問い合わせを捌き続ける属人的な運用は、早晩限界を迎えるかなと思います。

古いマニュアルの目視確認と違反リスクの恐怖

問い合わせを受けた際、即座に正しい回答ができれば良いのですが、現実はそう甘くありません。ファイルサーバーの奥深くにある何十ページもある古いPDFを開き、該当箇所を目視で探す作業が待っています。

一番の恐怖は「ヒューマンエラーによる回答ミス」です。

もし改定前の古い規定を参照してしまい、誤った経費処理の許可を出してしまったり、労務管理における違法な残業ルールの回答をしてしまったりしたら、重大なコンプライアンス違反に直結しかねません。

常に「間違えてはいけない」というプレッシャーと背中合わせで、アナログな目視確認を行っているのが、バックオフィスのリアルな現状です。

公開AIは危険！情報漏洩とセキュリティ

「だったら、手っ取り早くChatGPTに規定のファイルを読み込ませて質問すればいいのでは？」と考える方もいるかもしれません。

しかし、元情シスの立場から強く警鐘を鳴らします。機密情報である社内規定をパブリックな生成AIに読ませることは、極めて危険なセキュリティリスクを伴います。

一般的な生成AIは、入力されたプロンプトやデータを学習モデルのトレーニングに使用する可能性があります。

つまり、自社の重要な就業規則や独自の業務ノウハウ、給与体系のルールなどが、将来的に他社のAIの回答として出力されてしまう情報漏洩リスクを孕んでいるのです。

セキュリティに関する明確なガイドラインがないまま、現場の判断で勝手にAIに機密情報をアップロードする「シャドーAI」は、企業にとって致命的なダメージになりかねません。

元情シススタック断言！学習制限で守る機密

そこで唯一の安全な解決策となるのが、Googleが提供するNotebookLMです。

NotebookLMは、自分がアップロードしたソース資料（ドキュメントやPDFなど）のみを参照して回答を生成するアーキテクチャを採用しています。

一般的なAIのように、インターネット上の不確かな情報を混ぜ合わせて回答を作らないため、事実無根の嘘を出力する「ハルシネーション」を強力に抑えることができます。

さらに決定的なメリットとして、アップロードしたデータはユーザーのプライベートな空間に保持され、AIのモデル学習データとして利用されることは絶対にありません。

NotebookLMの使い方や社内規定の運用術

ここからは、NotebookLMを実際に社内へ導入し、運用を定着させるための具体的なステップや、効率的にスキルを習得するための学習方法について、さらに深く解説していきます。

会社の規模に応じた料金プランと活用事例

NotebookLMを組織で活用する場合、規模に応じたプラン選びが重要です。

個人や小規模な検証であれば無料プランでも十分に機能しますが、本格的に社内規定の検索インフラとして全社で運用するなら、Google Workspaceと連携する「NotebookLM in Pro」の導入が視野に入ります。

例えば、人事部だけが編集できる「就業規則ノートブック」を作成し、一般社員には「閲覧権限（チャットでの質問のみ可能）」だけを付与する、といった運用がPro版ならスムーズに実現できます。

部署間で安全に情報を共有し、古いソースファイルを定期的にメンテナンスする運用ルールを設けることで、常に最新の規定に基づいた優秀なAIアシスタントを社内に配置することができますね。

独学は無駄！Udemy講座でマニュアル化

いざNotebookLMを導入しようとしても、「どうやってソースを整理してノートブックを作ればいいのか」「精度の高い回答を引き出すプロンプトがわからない」「社員にどうやって共有すれば安全なのか」と手が止まってしまう方が多いです。

断言しますが、独学で仕様やプロンプトを試行錯誤して時間を浪費するのは非常にもったいないです。

手探りで設定を進めるよりも、Udemyで提供されている『2026年最新【NotebookLM】「第二の脳」構築講座』を受講するのが圧倒的に早くて確実です。

専門家が体系立てて解説している動画を見ることで、単なるツールの使い方だけでなく、社内規定をAIマニュアル化して組織に展開するまでのロードマップが一瞬でクリアになります。

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個人定額プランの無料体験で最速の共有

「でも、学習コンテンツにいきなりお金をかけるのはハードルが高い…」という方におすすめなのが、Udemyの「個人向け定額プラン（1ヶ月無料トライアル）」の活用です。

このプランを利用すれば、対象の講座が1ヶ月間見放題になります。まずは無料トライアルに登録し、『2026年最新【NotebookLM】「第二の脳」構築講座』を一気に視聴してしまえば、コストをかけることなく、NotebookLMの最適な構築手順をマスターできます。

管理部門の業務改善はスピードが命です。悩んでいる時間を学習にあてて、最速で社内展開を進めていきましょう。

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生成AIの活用事例と管理部門の必須スキル

NotebookLMを活用して、社内規定の問い合わせ対応という「守りの業務」を自動化できたら、次は別の業務にもAIを展開していくフェーズに入ります。

NotebookLMはあくまで「手持ちの資料の検索・要約」に特化したツールです。

そのため、ゼロから新しい企画のアイデア出しを行ったり、一般的なビジネスメールの文章を作成したりするならChatGPTやClaude、Officeソフトと連携してエクセルデータの分析や議事録作成を行うならCopilotといったように、用途に合わせて複数のAIを使い分けることが、これからの管理部門の必須スキルになります。

「どのAIをどうやって実務に落とし込めばいいかわからない」という方は、以下の記事で目的別のAI活用法やおすすめの学習ルートを詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

NotebookLMの使い方や社内規定まとめ

NotebookLMを活用すれば、社内規定の検索効率が劇的に向上し、私たちバックオフィスを日々苦しめていた名もなき問い合わせ対応から解放されます。

アップロードした情報がAIの学習データに使われないという強力なセキュリティ体制は、機密情報を扱う管理部門にとって最大の武器となります。ファイルサーバーの奥底に眠っている古いマニュアルを目視で探す恐怖とは、もうお別れですね。

まずは時間を無駄にしないためにも、Udemyの無料トライアルを活用して正しい構築方法をインプットし、小さな部署単位からテスト運用を始めてみてください。

あなたの部門の働き方が、驚くほど身軽になるはずです。

【免責事項】

本記事で紹介している各種AIツールの仕様や料金体系、Googleのデータプライバシーポリシーについては、執筆時点の一般的な情報を基にしています。

クラウドサービスの仕様は頻繁にアップデートされるため、実際に業務で利用される際は、必ずGoogle公式ドキュメント等の一次情報をご確認ください。

あくまで一般的な目安として捉えていただき、法的リスクや厳格なコンプライアンスに関わる社内規定の運用判断については、最終的な判断は社内の法務部門や専門家にご相談のうえ、自己責任において実施していただきますようお願いいたします。