【元情シスが直伝】実務で使えるTeams承認ワークフローの作り方！標準機能の限界と自動化のコツ

SkillStack Lab（スキスタ） 運営者の「スタック」です。

最近、社内のペーパーレス化や業務効率化を進める中で、Teamsの承認ワークフローの作り方について調べる機会が増えているのではないでしょうか。

日々の業務において、紙の稟議書を印刷して上司のデスクに持っていったり、メールで決裁依頼を順番に回したりする従来のやり方には、どうしても時間と手間がかかってしまいますよね。

特にハイブリッドワークがすっかり定着した今の時代、多くの中小企業でもTeamsがコミュニケーションのインフラとして使われています。

その標準機能である承認アプリを活用して、日常のチャットの延長線上でサクッと申請や複数人での合議を済ませたいと考えるのは、現場を預かる管理部門としても自然な流れかなと思います。

ただ、いざ具体的な構築に向けて調べ始めると、無料の範囲内で一体どこまで設定できるのか、スマホアプリからでも本当に簡単に承認できるのかといった基本的な疑問にぶつかるはずです。

さらに一歩踏み込んで、Power Automateと連携させて金額に応じた条件分岐を設定する方法まで調べると、専門用語が多すぎて専門外の方にはハードルが高く感じてしまうかもしれません。

この記事では、元情シスで現在管理部門の責任者をしている私の実務経験をもとに、簡単な設定ですぐに現場に展開できる標準機能の活用法から、実務でどうしても求められる少し複雑な自動化の仕組みづくりまで、本当に役立つノウハウを順序立ててお伝えしていきます。

最後まで読んでいただければ、自社の運用ルールにぴったり合った最適な仕組みを安全に構築し、業務のスピードを劇的に改善するための道筋がはっきりと見えてくるはずです。

Teamsの承認ワークフローの作り方基礎

まずは、Teamsの環境が整っていれば今日からでもすぐに始められる、基本的な承認機能の活用について解説していきます。

高度なプログラミング知識がなくても、日常的な確認や軽微な申請であれば、標準の機能だけで驚くほどスムーズに業務を回せるようになりますよ。現場への導入ハードルが最も低い部分ですね。

紙の稟議やメール決裁が抱える課題

ブラックボックス化する紙の稟議

管理部門や情シスに長くいると、紙ベースの稟議書やメールでの決裁リレーが引き起こすトラブルを嫌というほど目の当たりにしてきました。

まず紙の稟議書ですが、最大の欠点は「今、誰の机の上で止まっているのか全く分からない」というブラックボックス状態に陥ることです。

出張や会議で上司が不在の場合、その承認印一つをもらうためだけに何日も業務がストップしてしまいます。リモートワークの日には、わざわざハンコを押すためだけに出社するといった本末転倒な事態も起きてしまいますよね。

メールの海に沈む決裁依頼

では、メールにExcelの申請書を添付して順番に回覧すれば解決するかというと、それもまた別の問題を引き起こします。日々の業務メールに紛れてしまい、決裁依頼が未読のまま放置されるリスクが極めて高いのです。

さらに、「誰が最新バージョンのファイルを持っているのか」が分からなくなったり、後から「あの件、結局どういう条件で決裁されたんだっけ？」と過去の経緯を検索するのに、膨大な時間を費やす羽目になります。

監査対応の時期になると、過去のメール履歴を掘り起こしたり、印刷された決裁書をホコリまみれの段ボールから探し出す作業に追われることになり、これでは管理部門が本来やるべき生産的な仕事に集中できません。

だからこそ、チャットのように手軽で、かつシステム上にしっかりと履歴が残る仕組みが現代のビジネスには不可欠なのかなと思います。

標準の承認アプリの基本と導入効果

驚くほど直感的なインターフェース

Teamsの中で承認作業を完結させるための第一歩が、標準搭載されている「承認（Approvals）アプリ」の活用です。

チャットやチャネルのメッセージ入力欄の下にあるアイコン、あるいは左側のメニューの「…（その他のアプリ）」から「承認」と検索するだけで、すぐに追加できます。

よく使う方は、アプリアイコンを右クリックして「ピン留め（固定）」しておくと、毎回探す手間が省けて非常に便利ですね。

このアプリの素晴らしいところは、圧倒的な手軽さにあります。新しく要求を作成し、タイトルと承認してほしい人を入力するだけで、即座に相手に通知が飛びます。わざわざ堅苦しい挨拶文を書く必要もありません。

モバイル対応によるスピード決裁

承認者はTeams上のアクティビティ通知をクリックして、内容を確認したら「承認」または「拒否」のボタンを押すだけです。

移動中や出張先でも、スマホのTeamsアプリからワンタップで決裁を済ませることができます。

パソコンを開く必要すらありません。

便利なテンプレートを活用した標準化

申請フォーマットの統一がもたらす効率化

チャット感覚で自由に申請できるのも便利ですが、会社としてしっかり運用していくなら、申請内容のフォーマットをある程度統一したいですよね。

申請者によって必要な情報（例えば出張の目的や、購入品の型番など）が抜け落ちていると、チャットで何度も差し戻しのやり取りが発生してしまい、かえって非効率になります。

そこで役立つのが、承認アプリ内に標準で用意されている「テンプレート機能」です。

「休暇の要求」「在宅勤務の要求」「出張の要求」といった実務ですぐに使えるテンプレートが最初からいくつか用意されており、これらを使うことで、日付や理由、行き先といった必要項目を漏れなく入力させることができます。

自社独自のカスタムテンプレート作成

もちろん、自社の運用に合わせて独自のカスタムテンプレートを一から作成することも可能です。

例えば、高額な機材の貸出申請や、名刺の追加発注、システムへのアクセス権限付与依頼といった特定の業務に合わせた入力フォームを直感的に作れます。

テキスト入力だけでなく、ドロップダウンリストや日付選択なども設定できるため、入力ミスを物理的に減らすことができます。

標準機能の承認アプリが抱える限界

エンタープライズ用途での壁

ここまで標準機能の便利さをお伝えしてきましたが、本格的な基幹業務のワークフローとして使おうとすると、いくつかの高い壁にぶつかります。

元情シスの目線でシビアに評価すると、「現場の簡単な合意形成ツール」としては100点満点ですが、「エンタープライズ向けの稟議システム」としては機能不足を感じる場面がどうしても出てきます。

まず、一つの申請に対して指定できる承認者の数は最大20人までという物理的な制限があります。部門横断の巨大なプロジェクトで関連部署全員の承認を取りたい場合などには、この上限がネックになります。

また、エビデンスとして大量のファイルを添付しようとすると、バックエンドで動いているSharePointやOneDriveの容量制限に引っかかることもあります。

承認フローにおけるタイムアウトの罠

システム仕様に潜む「30日ルール」

もう一つ、実務運用に乗せる前に絶対に知っておいていただきたいのが、「30日間のタイムアウト制限」というシステム上の仕様です。

Teamsの標準承認アプリは、実は裏側でMicrosoftの共通データモデルや「Power Automate」のインフラを利用して動いています。

このアーキテクチャの仕様上、一つの承認要求が送信されてから30日間、承認者から「承認」も「拒否」もされずに放置されると、システムが自動的にタイムアウトエラーと判定し、フローが強制終了してしまうのです（出典：Microsoft Learn『Power Automate の制限と構成』）。

現場の混乱を防ぐための対策

「役員承認に時間がかかっていて、気づいたら申請自体がシステム上から跡形もなく消えていた」という事態が発生すると、現場はパニックになります。

申請者からすると、どこで止まっているのか、なぜ急に消えたのかが全く分からないからです。

これを防ぐためには、まずは「どんな申請であっても30日以内に必ずアクションを起こす（難しければ一度差し戻す）」という運用ルールを社内で徹底することが基本になります。

あるいは、後述するPower Automateの高度な連携を用いて、期限が近づいたら自動でリマインドチャットを飛ばす仕組みや、タイムアウトした際に「期限切れのため再申請をお願いします」と自動通知するようなエラーハンドリングの仕組みを組み込む必要があります。

便利なツールも、こうした裏側の限界を知っておくことがトラブルのない運用には不可欠ですね。

実務向けTeams承認ワークフローの作り方

ここからは、標準機能の限界を超えて、自社の複雑な社内規程にしっかりと適合する、本格的で堅牢なワークフローを構築するためのステップに進みます。

カギとなるのは「Power Automate」との連携です。少し専門的な内容に入りますが、分かりやすく紐解いていきますね。

Power Automate連携の必要性

業務自動化の強力なハブ

Teamsの標準承認アプリは、日常的なちょっとした確認や、決まったメンバー間でのシンプルな合意形成には非常に手軽で便利です。

しかし、会社全体の基幹業務として稟議プロセスを本格的に電子化しようとすると、「標準機能だけでは要件を満たせない」という壁に必ずぶつかります。

その壁を乗り越えるための強力なエンジンとなるのが、Microsoft 365の自動化ツールであるPower Automateとの連携です。

例えば、「Microsoft Formsで作った詳細な経費申請アンケートに回答が送信されたら、それをトリガーにしてTeamsの特定の部門チャネルに自動で承認依頼を飛ばす」といった一連の流れを、システムに自動で実行させることができます。

標準機能では申請者が毎回手動で承認者を選んだり、必要なエビデンスファイルを後から手作業でチャットに添付したりと、どうしても「人の手」が介在する部分が残ります。

しかし、Power Automateを裏側で走らせることで、人間は「正しいデータを入力する」「承認ボタンを押す」という最小限のアクションにのみ集中でき、残りの面倒な連携作業はすべてシステムが引き受けてくれるようになります。

アダプティブカードによるUXの向上

さらにPower Automateを使えば、Teamsのチャット上に「アダプティブカード」と呼ばれるリッチなデザインのフォーマットで承認依頼を通知することができます。

これにより、承認者はわざわざ別のワークフローシステムにログインし直すことなく、いつものチャット画面上で申請の概要を確認し、ワンクリックで決裁を完了できるため、業務のコンテキストスイッチ（思考の切り替え）が発生せず、承認スピードが劇的に向上します。

複雑な条件分岐を伴う承認ルート実現

金額や条件に応じた動的ルーティング

企業で承認システムを導入する際、情シスや管理部門が最も頭を悩ませるのが「社内規程に基づいた複雑な決裁ルート」のシステム実装かなと思います。

例えば、「申請金額が10万円未満なら直属の課長承認だけで良いが、10万円以上の場合は部長の承認が必要、さらに50万円以上なら役員決裁まで回す」といった金額ベースのルールは、どこの会社にもありますよね。

標準の承認アプリでは、申請者がこれを自己判断して宛先を選ぶ必要があり、誤って低い権限の人に送ってしまうガバナンス上のリスクがつきまといます。

Power Automateを使えば、フロー内に「条件」というアクション（コントロール）を配置することで、このルート分岐を完全に自動化できます。

フォームに入力された金額のデータをシステムが読み取り、「100,000以上か？」という条件に対して「はい（True）」のルートと「いいえ（False）」のルートを自動的に切り替えてくれるのです。

これによって、申請者は会社の複雑な承認規程を丸暗記していなくても、ただ正確に金額を入力するだけで、システムが勝手に正しい承認者のもとへ依頼を届けてくれます。

合議のパターン	Power Automateでの動作定義	適したユースケース
全員の承認が必須	指定した承認者全員が「承認」を押すまで完了しない。一人でも「拒否」すれば即却下。	役員会稟議や、関連部署全ての合意が必要な重要プロジェクト。
最初に応答（早い者勝ち）	複数人指定されていても、最初の1名がアクションを起こした時点で決裁完了となる。	サポートデスクの一次対応や、スピード重視の簡易申請。

SharePoint連携によるデータ保存

監査に耐えうるデータベース構築

無事に承認が下りて業務が進んだとしても、管理部門としては「その後」のデータ管理が極めて重要になります。

Teamsのチャット上に「承認済み」という履歴が流れて残っただけでは、後から経理が仕訳データを入力する際や、監査法人が内部統制のチェックに入る際に、膨大なチャットのログをさかのぼって目視で探さなければならず、非常に非効率です。

この問題を根本から解決するために、Power Automateのフローの最後に「承認が完了したら、その申請内容と承認結果のデータをSharePointのリスト（またはExcel Onlineのテーブル）に自動的に書き込む」というアクションを必ず組み込むことを強くおすすめします。

誰が、いつ、いくらで、どのような理由で申請し、誰がいつ承認したのかという完全な「証跡（ログ）」が、構造化されたデータベースとしてきれいな表形式で蓄積されていきます。

ブラックボックス化と属人化のリスク

野良システム化の恐怖

ここまでPower Automateの素晴らしい機能をお伝えしてきましたが、元情シスの立場から、あえて厳しい警告をさせてください。

ローコードで誰でも直感的に開発できるツールである反面、「ブラックボックス化」と「属人化」という非常に恐ろしい運用上のリスクが潜んでいます。

現場のITリテラシーが比較的高い担当者が、業務を楽にしようと良かれと思って個人のアカウントで複雑な承認フローを構築してしまうケースがよくあります。

しかし、その担当者が異動や退職をした途端、誰もそのフローの中身（変数の意味や、複雑に絡み合った分岐の条件）を理解できなくなります。

もしエラーが起きてフローが止まっても誰も修正できず、最悪の場合は業務が完全にストップする、いわゆる「野良システム」と化してしまう危険性があります。

運用ルールの徹底が不可欠

ツールが便利だからこそ、組織としてこうした運用ルールを導入初期にしっかりと定めておくことが、プロジェクトが失敗しないための絶対条件になります。

体系的な学習で安全なシステムを構築

「守りの知識」を身につける

こうした属人化や予期せぬシステムトラブルを防ぎ、会社として安全で拡張性の高いワークフローを構築するためには、ネット上の断片的なTips記事をつまみ食いするのではなく、基礎から体系的に学ぶことが一番の近道です。

私自身、最初は手探りで作って何度もエラーを出してしまい、現場に迷惑をかけた苦い経験がありますが、最終的にはオンラインの学習プラットフォームを活用して全体像を把握したことで、安定したプロ品質の運用ができるようになりました。

特におすすめなのが、Udemyなどの動画学習プラットフォームを活用した学習です。

Power Automateの基礎から、TeamsやSharePointとの実践的な連携方法、さらには実務で必須となる「エラーハンドリング（失敗した時の処理）」まで、プロの現役エンジニア講師からステップバイステップで学べる講座が多数提供されています。

「とりあえず動けばいい」という素人レベルのフローから、「エラーに強く、担当者が変わっても保守できる」プロレベルのフローへ引き上げるための確固たる「守りの知識」は、こうした体系的な学習からしか得られません。

導入前の確認事項

また、自社のセキュリティポリシーやMicrosoft 365のライセンス形態（Premiumライセンスの有無など）によっては、利用できるコネクタや機能に制限がある場合もあります。

大規模に全社展開する前には、正確な仕様を公式サイトでご確認いただき、最終的なシステム導入の判断は自社の情シス部門や専門のコンサルタントにご相談のうえ、自己責任のもと慎重に進めてくださいね。

Teamsの承認ワークフローの作り方まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は、日々の決裁業務を効率化するためのTeamsの承認ワークフローの作り方について、標準アプリの基礎からPower Automateを活用した高度な自動化の仕組み、そして運用上の注意点まで、一連の流れを実務目線で解説してきました。

アプローチ手法	実現できることと特徴	注意点・リスク
Teams標準承認アプリ	即日導入可能。日常の軽微な確認やフォーマット化された簡易申請に最適。スマホ対応で直感的。	柔軟な条件分岐ができず、宛先は手動選択。最大20人までの承認制限がある。
Power Automate連携	金額等の条件分岐、SharePointへのデータ蓄積など、複雑な社内規程に完全対応可能。	ブラックボックス化や属人化のリスクがあり、体系的な学習と厳格な運用ルールの策定が必須。

業務の自動化は、いきなり完璧なものを全社に導入しようとすると必ず頓挫します。

まずは、管理部門内だけで完結する小さな申請業務（例えば名刺発注や文房具の購入依頼など）を一つ選び、標準のテンプレート機能を使ってTeams上で回してみることから始めてみてください。

小さな成功体験を積み重ねていくことで、現場のITリテラシーも自然と上がり、Power Automateを使ったより高度な自動化へステップアップしていくための土壌が育っていくはずです。

この記事が、皆さんの会社のデジタルトランスフォーメーションを力強く前進させる一つのヒントになれば嬉しいです。