SkillStack Lab運営者の「スタック」です。
総務の仕事では、社内通知、稟議書、会議資料、問い合わせ対応、業者比較など、「ゼロから文章や情報を整理する仕事」が毎日のように発生しますよね。
こうした業務はChatGPTと相性がよく、私自身も管理部門の仕事で、文章のたたき台作成や情報整理、ガイドライン作成などに生成AIを活用しています。
ただし、ChatGPTへ仕事を丸ごと任せればよいわけではありません。
総務でChatGPTを使う基本は、「AIに下書き・整理・比較を任せ、人が事実確認と最終判断を行う」ことです。給与、人事評価、法務判断、未公開財務情報など、誤りや情報漏洩の影響が大きい業務は特に慎重に扱います。
この記事では、元情シスで現在は中小企業の管理部門を担当する私が、総務で使いやすいChatGPTの活用例と、そのまま調整して使えるプロンプト、安全に社内利用するためのルールまで実務目線でまとめます。
- 総務でChatGPTを使いやすい業務と任せない方がよい業務
- 社内通知・稟議書・議事録などで使えるプロンプト例
- AIに数字や事実を勝手に作らせないための指示方法
- 個人情報や機密情報を扱う際の注意点
- 社内向け生成AIガイドラインに入れたい基本ルール
- 小さく試して総務へ定着させる導入手順
総務でChatGPTが役立つ仕事・任せない仕事
最初に押さえておきたいのは、総務業務のすべてをChatGPTへ任せる必要はないということです。
AIが特に得意なのは、文章の下書き、情報の整理、要約、比較項目の洗い出しなど、人が判断する前段階の仕事です。
| 総務業務 | ChatGPTの使い方 | 人の確認 |
|---|---|---|
| 社内通知・案内メール | 文章のたたき台を作る | 必要 |
| 稟議書 | 構成・論点・不足情報を整理する | 必要 |
| 会議メモ | 要約・決定事項・タスクを整理する | 必要 |
| SaaS・備品比較 | 比較軸を作り、情報を整理する | 料金・仕様は一次情報確認 |
| 社内FAQ | 質問候補・回答案を作る | 規程との照合が必要 |
| 規程・マニュアル | 要約・表現改善・初期ドラフト | 正式内容は担当者確認 |
| 人事評価 | 文章表現の補助程度 | AIへ判断を任せない |
| 法務・労務判断 | 論点整理の補助 | 専門家・正式資料で確認 |
ポイントは、ChatGPTを「判断者」ではなく「下書き担当・整理担当」として使うことです。
スタック私も社内ルールやガイドラインの初期ドラフト作成にChatGPTを使っています。以前なら資料を集めて文章を組み立てるまで数日かかることもありましたが、条件を整理してAIへ渡すことで、たたき台なら30分程度で形になるケースがあります。もちろん、そこから自社ルールとの照合や修正を行います。
総務だけでなくバックオフィス全体でどの業務からAI化すべきか判断したい方は、バックオフィスの業務効率化にAIを活用する方法も参考にしてください。
総務で使えるChatGPTプロンプト6選
ここからは、実際の総務業務で使いやすいプロンプトを紹介します。
そのままコピーするのではなく、社名、対象者、期日、自社ルールなどを実際の状況に合わせて変更してください。
1．社内・社外向け案内メールを作る
休業日、健康診断、設備点検、制度変更など、総務では案内文を作る機会が多くあります。
ゼロから文章を考えるのではなく、必要な事実を箇条書きにしてたたき台を作らせます。
あなたは企業の総務担当者です。
以下の情報をもとに、社外向けの案内メールのドラフトを作成してください。
【目的】
年末年始休業のお知らせ
【送付先】
長年取引のある協力会社
【事実】
・最終営業日：12月28日
・休業期間：12月29日～1月4日
・営業再開：1月5日
【文章】
・丁寧なビジネス文書
・過度に堅くしない
・300文字程度
・件名も作成
【重要】
上記に記載していない日付・制度・連絡先などを推測で追加しないでください。最後の「記載していない情報を推測しない」という条件を入れるのがポイントです。
2．稟議書のドラフトを作る
稟議書では、「なぜ必要なのか」「いくらかかるのか」「何が改善するのか」を決裁者が確認しやすい順番へ整理する必要があります。
ChatGPTには、文章そのものより先に論点整理を依頼すると使いやすくなります。
あなたは企業の管理部門で稟議書作成を支援する担当者です。
以下の情報から、稟議書のドラフトを作成してください。
【導入したいもの】
勤怠管理システム
【現状の問題】
・Excelで勤怠を集計している
・月末に確認作業が集中する
・修正依頼がメールで届くため履歴を追いにくい
【費用】
初期費用：○○円
月額費用：○○円
【希望する構成】
1. 導入背景
2. 現在の課題
3. 導入目的
4. 費用
5. 期待する効果
6. 想定されるリスク
7. 導入後に確認するKPI
【重要】
・削減時間や金額を勝手に推測しない
・数値が不足している項目は「要確認」と記載
・決裁者が追加で確認しそうな質問も5つ挙げる旧記事では、削減時間などをAIに推測させる方法を紹介していましたが、稟議へ架空のROIを載せるのは避けた方がよいでしょう。
AIには「何の数字が必要か」を見つけてもらい、その数字は実測値やベンダー資料などから埋めるのがおすすめです。
3．会議メモから決定事項とタスクを整理する
会議メモをそのまま議事録へ整える作業もChatGPTと相性があります。
以下は会議中に取ったメモです。
内容を追加・推測せず、次の形式で整理してください。
【出力】
1. 会議の要点
2. 決定事項
3. 未決事項
4. 担当者別のタスク
5. 期限
6. 次回確認事項
担当者や期限がメモに書かれていない場合は、
推測せず「未定」と記載してください。
---ここから会議メモ---
［メモを貼り付け］
---ここまで---「情報がない場合は未定」と指定しておくと、存在しない担当者や期限をAIが補完するリスクを下げられます。
4．業者・SaaSを比較するための項目を作る
備品、システム、アウトソーシング先などを比較するときは、最初から「おすすめを1社決めて」と頼むより、比較項目を作らせる方が実務では使いやすいです。
中小企業の総務担当者として、
勤怠管理システムを比較するための評価表を作ってください。
従業員数：50名
勤務形態：シフト勤務あり
現在：Excel管理
以下を含めてください。
・料金
・打刻方法
・シフト管理
・有給管理
・法改正対応
・給与ソフト連携
・サポート
・セキュリティ
・契約期間
・データ出力
・導入時の作業
各項目について、
「なぜ確認する必要があるのか」も説明してください。
サービス固有の料金や機能を推測しないでください。その後に候補サービスを入れて比較し、料金・契約条件・セキュリティなど重要事項は必ず公式ページで確認します。
5．社内規程からFAQ候補を作る
「有給はいつ付与される？」「経費精算はいつまで？」といった繰り返し質問を減らすため、社内規程からFAQ候補を作る方法もあります。
以下の社内規程をもとに、社員向けFAQ候補を作成してください。
【ルール】
・提供した規程だけを根拠にする
・一般的な法律や他社制度を混ぜない
・規程から確認できない内容は回答しない
・回答には根拠となった章・見出しを付ける
【出力】
質問
回答
参照箇所
総務への確認が必要か
---規程---
［社内規程を貼り付け］
---ただし、FAQを自動回答する社内ボットまで作る場合は、ファイル更新、アクセス権限、回答根拠、ハルシネーション対策まで考える必要があります。
具体的な構築方法は、ChatGPTで社内ヘルプデスクを作る方法で詳しく解説しています。
6．自分で作った文章をチェックさせる
ChatGPTは文章をゼロから作るだけでなく、「自分が作った文章のチェック役」としても便利です。
以下は私が作成した社内通知です。
内容そのものを変更する前に、
次の観点だけをチェックしてください。
・誤字脱字
・日時や数字の矛盾
・社員が誤解しそうな表現
・主語が不明確な箇所
・必要な行動が分かりにくい箇所
・質問されそうなのに説明がない箇所
最初は修正文を作らず、
問題点と理由だけを一覧で出してください。
---文章---
［文章を貼り付け］
---いきなり全文を書き換えさせず、「問題点だけ先に指摘して」と頼むと、自分の表現を残したまま修正できます。
業務全般で使えるプロンプトの組み立て方は、生成AIプロンプトの例と文章作成のコツでも整理しています。
ChatGPTの回答精度を上げる5つの伝え方
長い「魔法のプロンプト」を暗記する必要はありません。
総務の仕事では、次の5項目を具体的に伝えるだけでも回答が安定しやすくなります。
| 項目 | 具体例 |
|---|---|
| 目的 | 全社員へ健康診断の日程を通知したい |
| 対象 | 正社員・パートを含む全従業員 |
| 事実 | 日時、場所、締切、担当部署 |
| 出力 | メール、300文字以内、箇条書きあり |
| 制約 | 情報を推測しない、未確定事項は要確認とする |
特に総務では、最後の「何を勝手に決めてはいけないか」を指定することが重要です。
総務でChatGPTを使うときのセキュリティ対策
総務は、社員情報、給与、健康情報、契約、取引先情報など、会社の中でも特に慎重に扱うデータが集まる部門です。
便利だからといって、個人情報や社外秘資料をそのままChatGPTへ入力してよいわけではありません。
個人向けChatGPTは学習利用をオフにできる
個人向けChatGPTでは、会話内容がモデル改善へ利用される場合があります。
現在は「Settings → Data Controls → Improve the model for everyone」をオフにすれば、その後の会話をモデル改善に利用しない設定にできます。
一方、ChatGPT Business・EnterpriseやOpenAI APIについては、OpenAIが入力・出力をモデル学習へデフォルトでは利用しないと案内しています。
OpenAIの現在のデータ利用方針は、OpenAI「Business data privacy, security, and compliance」で確認できます。
学習に使われない設定・契約だからといって、すべての社内情報を入力してよいわけではありません。自社規程、個人情報保護、取引先との契約、アクセス権限などを含めて判断してください。
実データを渡さなくてもできる仕事は多い
例えば稟議書の構成を作るだけなら、実在する取引先名や社員名を渡す必要はありません。
- 株式会社○○ → A社
- 社員氏名 → 社員A
- 実際の給与額 → ダミー金額
- 顧客ID → 架空のID
というように、目的を満たせる範囲で匿名化・抽象化します。
社内の生成AI利用ガイドラインに入れたい5項目
会社で利用者が増えてきたら、個人の判断だけに任せず、最低限の利用ルールを決めておきます。
2026年3月には、経済産業省・総務省による「AI事業者ガイドライン」が第1.2版へ更新されています。
自社ルールを考える際の一次資料として、経済産業省「AI事業者ガイドライン 第1.2版」も確認しておくとよいでしょう。
総務が社内向けの簡易ルールを作るなら、最低限次の5項目を決めます。
- 利用可能なAI：会社が承認したアカウント・サービスを明記する
- 入力禁止情報：個人情報、営業秘密、認証情報などを具体的に決める
- 人による確認：AI出力をそのまま社外公開・正式決定に使わない範囲を決める
- 利用用途：下書き、要約、調査など許可する用途を例示する
- トラブル時：誤送信・未承認AI利用などが起きた際の報告先を決める
「機密情報は禁止」と一言だけ書くより、「社員氏名・給与・評価・顧客一覧は入力しない」のように具体例まで示した方が、現場は判断しやすくなります。
ChatGPTを総務へ導入する5ステップ
いきなり全部署へChatGPTを展開する必要はありません。
まずは、総務内の小さな業務を1つ選んで効果を確認します。
- 繰り返している業務を洗い出す：社内通知、要約、問い合わせなどを一覧にする
- 間違えても人が修正できる業務を選ぶ：最初から給与計算や法的判断へ使わない
- 入力してよい情報を決める：実データが必要か、ダミーデータで済むか確認する
- 使えるプロンプトを共有する：担当者ごとに毎回ゼロから書かない
- 効果を測る：作業時間、修正回数、質問件数などを導入前後で比較する
「ChatGPTを導入した」こと自体を成果にするのではなく、具体的にどの仕事が何分減ったのかまで確認することが大切です。
ChatGPTの総務活用に関するよくある質問
まとめ｜ChatGPTは総務の「下書き担当」として使う
ChatGPTは、総務の仕事を丸ごと代わりに判断するツールではありません。
一方で、文章のたたき台、会議内容の整理、比較項目の作成、FAQ候補など、人が判断する前の作業を減らす道具としては非常に便利です。
- 案内文は事実を箇条書きにして下書きを作らせる
- 稟議書は構成と不足情報の整理に使う
- AIに存在しない数字を推測させない
- 社内FAQでは根拠となる規程を確認する
- 個人情報・機密情報は会社の利用ルールを優先する
- AIが出した内容をそのまま正式判断にしない
まずは、今週何度も書いているメールや、毎月同じように作っている社内通知を1つ選んでみてください。
そこで作ったプロンプトをテンプレートとして残せば、ChatGPTはその場限りの便利ツールではなく、総務部門の「再利用できる業務資産」になっていきます。
総務だけでなく、経理・人事・情シスを含めてバックオフィス全体をAIで効率化する順番を整理したい方は、次の記事で具体的な進め方をまとめています。
＼ AI導入の順番を実務で整理する ／
