SkillStack Lab 運営者のスタックです。
効率的に仕事を進めたいと思った時、真っ先に候補に上がるのがNotionですよね。
でも、会社のアカウントと個人用をどう使い分けるべきか、あるいは個人アカウントでの利用が会社にバレるのではないかと不安に感じている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、Notionを会社で使う個人が直面するセキュリティのリスクや、シャドーITとして問題視されないためのログイン方法、さらにはデスクトップアプリでのマルチアカウント活用術について詳しく解説します。
この記事を読めば、公私混同を避けつつ安全にNotionを使いこなすヒントが見つかるはずですよ。
- 会社と個人のアカウントを安全に使い分ける具体的な切り替え方法
- 個人利用が「シャドーIT」と見なされないためのセキュリティの基礎知識
- 蓄積したデータを会社用ワークスペースへスムーズに移行するテクニック
- 2025年最新プランに基づいた個人と法人での機能差と最適な活用法
Notionを会社で使う個人が知るべき基本知識
仕事の生産性を爆上げしてくれるNotionですが、会社という組織の中で個人のアカウントを使いこなすには、単なる操作スキル以上の「作法」が必要です。
まずは、トラブルを未然に防ぐための土台となる知識を深めていきましょう。
会社のアカウントと切り替えるマルチアカウント機能
Notionの最大の魅力の一つは、複数のアカウントをシームレスに行き来できるマルチアカウント機能です。
仕事用のプロフェッショナルな環境と、プライベートな自由な環境を、ログアウトの手間なく切り替えられるのは本当に便利ですよね。
デスクトップアプリでの切り替え手順
デスクトップアプリを利用している場合、画面左上のサイドバーにあるワークスペース名をクリックすると、登録されている複数のアカウントやワークスペースが一覧表示されます。
そこからワンクリックで切り替えが可能です。私も複数のプロジェクトを抱えているので、この機能には毎日助けられています。
ショートカットキーでさらに爆速に
作業を止めずに切り替えたいなら、ctrl + shift + 数字キー（Macの場合は cmd + shift + 数字キー）を使いましょう。1番目のワークスペースなら「1」、2番目なら「2」と数字を叩くだけで一瞬で画面が切り替わります。
ただし、あまりにスムーズすぎて「今、会社用のアカウントで作業しているつもりで、個人のメモに機密情報を書いてしまった」なんてミスが起きないよう、画面左上のアイコンで現在のアカウントを常に確認する癖をつけてくださいね。
シャドーIT化を防ぐセキュリティ設定とガバナンス
「会社に内緒で便利なツールを使う」というのは、一見効率的に見えますが、実は大きなリスクを孕んでいます。
会社が許可していないツールを勝手に使うことは「シャドーIT」と呼ばれ、情シス部門が最も警戒する事象の一つなんです。
ガバナンスを意識した運用
組織としての統制（ガバナンス）が効いていないツールに機密情報が流れ込むと、会社はその情報を守ることができません。
そのため、個人でNotionを使っている場合でも、いずれ会社が公式に導入する可能性を見据えて、「いつ誰に見られても説明できる使い方」を心がけることが大切です。
絶対に避けるべきNG行為： 顧客の個人情報、未発表の経営戦略、パスワード一覧などの「超重要データ」を個人アカウントに保存するのは絶対にやめましょう。
もし個人のメールアドレスが乗っ取られたり、スマホを紛失したりした際、会社に壊滅的なダメージを与えることになりかねません。
外部共有機能による情報漏洩を防ぐための注意点
Notionの「Webで公開」機能は、作成したページを一瞬で美しいWebサイトに変えてくれる魔法のような機能ですが、使い方を誤ると全世界に社外秘情報をバラまく凶器に変わります。
公開範囲の徹底管理
共有メニューを開いたとき、意図せず「Web公開」がオンになっていないか常にチェックしてください。
特に、リンクを知っている人全員が閲覧可能な設定になっていると、検索エンジンにキャッシュされ、数日後にはGoogle検索の結果に出てきてしまう……なんてこともあり得ます。
監査ログと第三者認証の信頼性
Notion自体は非常に堅牢なセキュリティ体制を敷いています。
例えば、国際的なセキュリティ規格であるISO 27001などの認証を取得しており、データの暗号化（保存時AES-256、転送時TLS 1.2以上）も徹底されています。 （出典：Notion公式サイト「セキュリティとコンプライアンス」）
プラットフォーム自体の安全性が高くても、私たちの「共有設定ミス」一つで台無しになってしまうので、そこだけは本当に慎重になりたいですね。
会社にバレるリスクを抑える適切なログイン方法
「会社に内緒で使いたいわけじゃないけれど、わざわざ騒ぎ立てたくもない」という方もいますよね。でも、会社のPCを使っている以上、完全に隠し通すのは難しいと思ったほうがいいかもしれません。
ブラウザ履歴とネットワーク監視
会社のPCのブラウザでNotionにログインすれば、履歴に残りますし、会社のWi-Fiを経由していればアクセスログも残ります。
もし「個人利用がバレるのが怖い」と感じるなら、それは「やってはいけない使い方」をしている証拠かもしれません。
後ろめたさを感じないよう、まずは自分自身のタスク管理や公開情報の整理など、業務に直接的な支障がない範囲で活用しましょう。
物理的なデバイスの使い分け
究極の対策は、会社支給のPCでは会社のアカウントだけを使い、個人のNotionは私物のスマホやタブレットで確認することです。
これなら公私のデータが混ざることもありませんし、物理的な切り替えが心理的なスイッチにもなるので、私はこのスタイルを推奨しています。
無料プランとビジネスプランの機能や制限の違い
個人で使うならフリープランで十分すぎるほどですが、チームや会社全体で使うならビジネスプラン以上の価値は計り知れません。
2025年の最新体系では、機能の棲み分けがより明確になっています。
| 機能項目 | フリープラン | ビジネスプラン |
|---|---|---|
| ページ履歴の復元 | 7日間まで | 90日間まで |
| ゲスト招待枠 | 10人まで | 250人まで |
| Notion AI | 回数制限あり | 標準搭載（無制限） |
| SSO（シングルサインオン） | 非対応 | 対応（SAML形式） |
特に「90日間のページ履歴」は、間違えて重要なデータベースを全削除してしまったときの命綱になります。
数値データはあくまで一般的な目安ですので、導入を検討する際は必ずNotionの最新の公式サイトで正確な情報を確認してくださいね。
Notionを会社で使う個人向けのデータ移行と活用法
個人アカウントでコツコツと作り上げたナレッジは、あなたの貴重な資産です。これを安全に、かつスマートに会社用アカウントへ統合する方法を解説します。
個人アカウントから会社のアカウントへ移行する手順
「会社のアカウントができたから、これまでのメモを移したい」という時、コピペで繰り返すのは大変ですよね。もし同じメールアドレスで両方のワークスペースにログインしているなら、移行は驚くほどスムーズです。
具体的な移行ステップ
- 移行したいページをすべて一つの「親ページ」の中にドラッグしてまとめます。
- 親ページの右側にある「…」メニューから「別ページへ移動」をクリック。
- 移動先の候補から、会社用のワークスペースを選択します。
これでデータが丸ごと移動します。ただし、一つ注意点があります。
この移動は実際には「データの再構築」に近い挙動をするため、リレーション（データベース間の繋がり）が外れてしまうことがよくあります。移行後は、計算式や関連付けが生きているか、入念にチェックしてください。
共有機能を活用したコンテンツ複製と移動のテクニック
個人用のアドレス（Gmailなど）と、会社用のアドレスが全く別物である場合は、少し工夫が必要です。この場合は「共有」機能を橋渡しとして使います。
アカウントを跨いだ複製のコツ
まず、個人アカウント側のページで、会社用のアドレスを「招待」し、権限を「フルアクセス」に設定します。
次に、会社アカウントでそのページを開き、右上にある「複製（Duplicate）」ボタンを押して、自分のワークスペースにコピーを作成します。
複製が終わったら、個人アカウント側の招待を解除すれば、完全に会社用アカウントだけのデータとして独立させることができますよ。
スタック流・移行のアドバイス： 一気にすべてのデータを移そうとすると、リンク切れのチェックだけで一日が終わってしまいます。
「今日使うものだけをその都度移す」というスタンスで進めるのが、一番ストレスなく移行できる方法かなと思います。
2025年最新プランとNotion AIの活用メリット
2025年のプラン改定により、ビジネスプラン以上ではNotion AIが最初からフル活用できるようになっています。これが個人の作業効率を異次元に変えてくれるんです。
AIエージェントによる自動化
例えば、散らばったミーティングメモをAIに読み込ませて「未完了のタスクだけを抽出してテーブル形式にして」と頼むだけで、一瞬でToDoリストが出来上がります。
個人プランでAIを追加すると月額費用がかさみますが、会社がビジネスプランを契約していれば、実質無料でこの強力な相棒を使えるわけです。これを使わない手はありませんよね。
管理者が推奨するSSO導入とアクセス管理の重要性
会社が公式にNotionを導入する場合、避けて通れないのがSAML SSO（シングルサインオン）です。
これは会社で使っている共通のID・パスワードでNotionにも入れるようにする仕組み。利用者側は「覚えるパスワードが減ってラッキー」くらいに思うかもしれませんが、管理者側にはもっと大きなメリットがあります。
退職時のリスクヘッジ
もし従業員が退職した場合、会社の管理画面からIDを無効化するだけで、Notionへのアクセスも即座に遮断されます。
個人アカウントを使っていると、辞めた後も会社のデータを見続けられてしまうリスクがありますが、SSOを導入すれば物理的にそれを防げるわけです。
情シス部門にNotion導入を働きかけるなら、「安全なアクセス管理ができるようになる」という点を伝えると、理解が得られやすいですよ。
組織へのスムーズな導入を成功させるスモールスタート
どれだけNotionが便利でも、操作に馴染みのない人にとっては「難しそうなツール」に見えてしまいます。
全社導入を成功させる鍵は、まず小さな成功事例（クイックウィン）を作ることです。
身近な困りごとを解決する
例えば、「部内の備品貸出管理」や「週次の定型レポート作成」など、誰もが「面倒だな」と感じている部分をNotionでデジタル化してみましょう。
あなたが個人で使い込んでいるテンプレートを少し改良して提供するだけで、「え、こんなに楽になるの？」と驚かれるはずです。
そうした小さなファンの輪を広げていくことが、最終的に会社全体を動かす大きな力になります。
Notionを会社で使う個人が守るべき運用のまとめ
ここまで、テクニカルな面からマインドセットまで幅広くお伝えしてきました。
Notionを会社で使う個人として最も大切なのは、ツールの便利さに溺れることなく、組織の一員としての責任を持ってデータを扱うことですね。
最後にこれだけは覚えておいてほしいこと：
- 機密情報の隔離： 個人の自由と会社の安全を天秤にかけない。
- 共有の二重チェック： 「Webで公開」はデフォルトでオフ。
- ルールの遵守： 会社のIT規定には必ず目を通しておく。
- スキルの還元： 自分の「使いこなし術」をチームの利益に繋げる。
Notionは、あなたのキャリアにおける強力なスキルスタックになります。公私を適切に分けつつ、その圧倒的な生産性を味方につけて、日々の業務をより楽しく、クリエイティブなものに変えていってくださいね。
もし具体的な設定で迷ったら、必ずお勤め先のシステム担当者や公式のサポートに相談しながら、安全に一歩ずつ進めていきましょう！
最後まで読んでいただきありがとうございます。
もしこの記事が役に立ったら、ぜひSkillStack Labの他の記事も覗いてみてください。Notion AIのさらに踏み込んだ使い方や、業務効率化のヒントをたくさん用意してお待ちしています！
