中小企業元情シス・管理部門長が教える！脱エクセルを実現するNotionのテーブル計算術

SkillStack Lab運営者の「スタック」です。

日々の業務でエクセルを使っているけれど、チームでの共有やデータの紐づけに限界を感じていませんか。

Notionのテーブルで計算をしたいと思っても、使い方がよくわからなかったり、合計や平均がうまく出せなかったり、関数が使えずにできないと悩んでいる方も多いかもしれません。

この記事では、中小企業で管理部門長を務め、元情シスとしての経験を持つ私が、Notionを使ったテーブルの計算方法から一歩進んだデータ連携の仕組みまで、実務に活かせるノウハウをわかりやすく解説していきます。

最後まで読んでいただければ、情報がバラバラになるストレスから解放され、組織の生産性を高めるための具体的なイメージが掴めるはずです。

元情シスが語るNotionのテーブル計算術

まずは、Notionにおける基本的な計算機能の仕組みと、日々の業務で直面する課題をどう解決できるのかについて解説しますね。

従来のスプレッドシートの限界を感じている方にとって、ここが最初のブレイクスルーになるかなと思います。

昔、情シスをやっていた頃は、よく現場から「エクセルが壊れた」「誰かが数式を消してしまった」と内線がかかってきたものですが、Notionの仕組みを理解すればそうしたトラブルとは無縁になりますよ。

使い方を理解し脱エクセル

日々の業務で使い慣れた表計算ソフトから新しいツールへ移行するのは、少しハードルが高く感じるかもしれません。しかし、Notionにおけるデータ管理の考え方を理解すれば、驚くほどスッキリと情報を整理できるようになります。

セルとプロパティの決定的な違い

従来のエクセルなどは「セル」というマス目一つ一つが独立しているため、どこにでも自由に入力できる反面、データの型（テキストか数値かなど）がバラバラになりやすく、ヒューマンエラーの温床になっていました。

例えば、金額を入力する列に間違えて「未定」といった文字を入力してしまうと、それだけで全体の計算がおかしくなってしまいますよね。

Notionデータベースの基本構造

Notionのテーブルビューは、列（プロパティ）と行（レコード）という厳密なルールで構成されています。一つの列には同じ種類のデータしか入力できないため、データの整合性が自然と保たれるのが最大のメリットですね。

この構造の違いを理解することが、脱エクセルへの確実な第一歩になります。最初は自由度が低いように感じて窮屈に思うかもしれませんが、慣れてくると「どこに何があるか一目でわかる」という安心感に変わっていくはずです。

情報がしっかりと整理されている状態は、チーム全員が迷わずに仕事を進めるための強力な基盤になります。

関数で複雑な業務処理を攻略

Notionでも、おなじみの「関数（Formula）」を使って柔軟なデータ処理が可能です。ただし、使い方には少しコツがいります。

列全体に適用される魔法の数式

特定のセルを指定して数式を組むのではなく、プロパティ（列）全体に対して一つの数式を適用するのがNotionの関数の大きな特徴です。

例えば「単価」のプロパティと「数量」のプロパティを掛け合わせて「小計」を出す場合、一度関数を設定してしまえば、後から新しい行（ページ）を追加しても自動的にすべての行で同じ計算が実行されます。

エクセルのように、下の行まで数式をズラーッとコピー＆ペーストし忘れるといったミスが物理的に起こりません。

よく使う関数としては、文字をつなぎ合わせる「concat」や、条件によって表示を変える「if」などがありますね。

これらを組み合わせることで、期日が過ぎているタスクに「⚠️期限切れ」と自動で警告マークを表示させたり、独自の顧客管理番号を自動生成したりと、複雑な業務処理を一気に効率化できるかなと思います。

合計機能による全体コスト把握

予算管理や経費精算において「全体でいくらかかっているのか」を瞬時に把握することは、私たち管理部門にとって死活問題ですよね。

Notionのテーブルビューでは、表の最下部をクリックするだけで、列全体の集計が簡単にできてしまいます。

ワンクリックでリアルタイム集計

数値が入力されているプロパティの最下部（テーブルの下の余白部分）にカーソルを合わせると、「計算」という薄い文字が浮かび上がります。

そこをクリックして、メニューから「合計」を選ぶだけです。たったこれだけで、各担当者が日々入力する経費データの総額が常にリアルタイムで表示されるようになります。

もう、月末に慌てて複数のファイルから数値をかき集めて集計用ファイルを作り直す必要はありません。

部門長として数字を見る際も、このテーブルを一つ開くだけで現在の状況が正確に把握できるので、意思決定のスピードが格段に上がります。

【注意点】

システム上で算出されるコストや経費の数値データは、入力のタイミングや為替レートの変動などにより、実際のキャッシュフローとズレが生じる場合があります。あくまで一般的な目安としてご活用ください。

正確な情報は公式サイトをご確認いただくか、税務申告などの最終的な判断は税理士などの専門家にご相談くださいね。

平均値で客観的な人事評価を

集計機能は「合計」だけではありません。

人事評価やアンケート結果の分析には「平均」の計算が非常に役立ちます。

チームの現在地を数値で掴む

例えば、従業員のスキル評価をテーブルで管理している場合、各項目のスコア列の最下部で「平均」を選択すれば、部門全体でのスキルのばらつきや平均的な水準がすぐに数値化されます。

エクセルのように「AVERAGE関数」をわざわざ手入力して範囲指定をする手間がないので、直感的にデータを扱うことができますよ。

ちょっとした豆知識

数値だけでなく、チェックボックスのプロパティに対しても最下部での集計が可能です。

「チェックありの割合（Percent Checked）」を表示させれば、タスクの消化率や、毎日のルーティン業務の達成度をパーセンテージで簡単に確認できます。チームのモチベーション管理にも使えるテクニックですね。

できない時のよくある落とし穴

「よし、テーブル最下部で計算しよう！」と思っても、メニューに目的の計算項目が出てこなくて「計算機能が使えない…」とつまずいてしまう方も多いです。これには明確な理由があります。

データ型の不一致を見逃さない

最も多い原因は、プロパティの種類が「数値」ではなく「テキスト」になっていることです。

見た目は数字が入っていても、システム側がそれを「文字」として認識していると、合計や平均といった数学的な計算は実行されません。

まずはプロパティの設定を開き、「テキスト」になっていないか見直してみてください。

また、関数プロパティの結果に対して集計を行いたい場合も、その関数の出力結果が「数値」として返ってきているかを確認する必要があります。

数式内で見た目を整えるために「format関数」などを使って文字化してしまっていると、計算の対象外になってしまうので注意が必要ですね。この仕様を理解しておくだけで、大半のエラーは自己解決できるはずです。

実践！Notionのテーブル計算で組織を変革

基本的な計算機能をマスターしたら、次は複数のデータベースを組み合わせて組織全体の情報管理をアップデートしていきましょう。

ここからが、単なるメモ帳から強力なシステムへと進化する、Notionの真骨頂とも言える領域です。管理部門のトップとして、そして元IT担当として、この仕組みこそが組織を強くすると確信しています。

リレーションでデータ分断を防ぐ

多くの企業が抱える「データサイロ（情報の孤島）」問題。顧客リストは営業部が持ち、プロジェクト進捗は開発部が別ツールで管理している…なんてことはありませんか？

情報の分断がもたらす致命的なロス

各部門が自分たちの使いやすいように別々のエクセルやシステムでデータを管理してしまうと、全社的な状況把握が困難になります。

実際に、ITシステムやデータが部門ごとに分断化・サイロ化している状態は、企業の競争力低下や新たなビジネスモデル創出の足枷になると国からも警鐘が鳴らされています（出典：経済産業省『DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～』）。

Notionのリレーション機能を使えば、別々に存在するデータベース同士を簡単に紐づけることができます。

たとえば「顧客データベース」と「商談データベース」をリレーションで繋げば、商談の記録画面からワンクリックで最新の顧客情報にアクセスできるようになります。

これにより、「あっちのファイルとこっちのファイルで担当者の名前が違う」といった情報の分断や重複入力によるミスが根本から解消されるかなと思います。

ロールアップによる集計自動化

リレーションでデータベース同士を繋いだら、次に活躍するのがロールアップ機能です。

これは、繋いだ先のデータベースから特定の数値を引っ張ってきて、自動的に計算してくれる魔法のような機能ですね。

手作業の集計にサヨナラを

例えば「親プロジェクト」のデータベースと、複数の「子タスク」データベースを紐づけたとします。

ロールアップを使えば、すべての子タスクに設定された「予定工数」の数値を引っ張ってきて、親プロジェクトのページ上で「合計工数」を自動算出することが可能です。

プロジェクトマネージャーがわざわざ各タスクの時間を足し算して回る必要はありません。手作業で電卓を叩く時間は、これで完全にゼロになります。

機能名	主な役割	得られる効果
リレーション	独立したデータベース同士を関連付ける	情報の一元管理、重複の排除、サイロ化防止
ロールアップ	紐づいたデータを引っ張って計算・集計する	集計業務の完全自動化、リアルタイムな数値把握

時間計算を可視化し無駄を省く

組織の生産性を落とす要因の一つに「放置されたタスク」や「誰も読まなくなった古すぎるマニュアル」があります。ここでも計算機能が強力な武器として力を発揮します。

ドキュメントの鮮度を関数で監視する

関数（dateBetween関数など）を利用して、「今日の日付」と「最終更新日」の差分（経過日数）を自動計算させる仕組みを作ります。

そして、例えば「90日以上更新されていないドキュメント」だけをフィルター機能で抽出し、テーブルの最下部でその数をカウントするのです。

この仕組みを導入することで、「どの情報が古くなっていて見直しが必要か」を管理者が視覚的にすぐ把握できるようになり、社内Wikiの鮮度を高く保つためのメンテナンスが劇的にラクになります。

情報が古いことによる「やり直し」や「確認作業」という見えないコストを、仕組みの力で削減できるわけです。

自動化で手作業の転記を完全排除

ここまでの機能を組み合わせることで組織にもたらされる最大の価値は、「人間がデータを転記・集計する作業をなくすこと」にあります。

シングル・ソース・オブ・トゥルースの確立

月末に各部署から上がってきたスプレッドシートをコピー＆ペーストで統合し、関数が壊れていないか一つずつ確認しながらレポートを作る…。

そんな非生産的な時間はもう終わりにしましょう。データが現場で入力された瞬間に、全社のダッシュボードに紐づいて最新の数値が反映される環境（シングル・ソース・オブ・トゥルース＝単一の信頼できる情報源）を作ることができます。

浮いた時間は、集まったデータを分析して次の打ち手を考えたり、顧客との対話やメンバーのフォローアップに時間を使ったりと、人間が本来やるべきクリエイティブな仕事に回せるようになりますね。

💡 汎用ツールやエクセルでの「数字管理」に限界を感じていませんか？

Notionのデータベース機能を活用した簡易的な計算は非常に便利ですが、本格的な「売上集計」や「給与計算」「経費精算」といった複雑でミスの許されない数字の管理まで、汎用ツールの表計算機能やエクセルで無理やり乗り切ろうとするのは、実はかなりの時間と労力（コスト）がかかります。

組織を救うNotionのテーブル計算

いかがだったでしょうか。

一見すると列の下で数値をまとめるだけのシンプルな機能に見えますが、Notionのテーブル計算の仕組みと、リレーション・ロールアップなどの機能を正しく組み合わせることで、中小企業の管理部門が抱える多くの課題を根本から解決できることがお分かりいただけたかと思います。

最初から全社を巻き込んだ完璧なデータベースを作ろうとする必要はありません。

まずはご自身の日々のタスク管理や、数人規模の小さなチームの進捗共有といった身近なところから始めてみてください。実際に手を動かして「数字が自動で繋がる感覚」を掴むことが、ツールを組織に定着させる最大の近道です。

この仕組みが、あなたの組織の無駄をなくし、働き方を変革するための強力な武器になることを願っています。